原料ロットの記録はどこまで必要？入荷から投入までの整理方法

農林水産省の食品トレーサビリティ資料でも、食品の識別と、入荷した原料から製造への対応付けを段階的に扱っています。ここでは、その考え方を日常の入荷・保管・投入の整理へ使います。以下の表は運用検討用であり、全商品共通の法定記録項目を示すものではありません。

まず、たどりたい範囲を決める

最初に一つの原料と一つの製品を選び、入荷から投入までを紙に描きます。入荷、保管、開封、移動、投入という実際の動きを追い、その都度どの記録が残るかを横へ書きます。

「担当者に聞けば分かる」で済んでいる箇所が、引継ぎで切れやすい部分です。例えば開封した原料を別容器へ移す際、元のラベルだけを廃棄していないか確認します。現物と記録を結ぶ表示が残るようにします。

記録の範囲は、扱う品目、取引先の要求、社内の管理手順などと照合して決めてください。一律に細かくするより、後で何を特定したいかを明らかにすると、必要な単位を選びやすくなります。

仕入先のロット番号をそのまま使う場合も、社内番号を付ける場合も、両者の関係が分かるようにします。仕入先が異なる原料に同じ番号が付いていることも考え、番号だけで識別できると決めつけないことが大切です。

入荷時に、仕入先の情報と社内の識別をつなぐ：確認表

納品書に数量があっても、どの現物か分からなければ照合できません。逆に現物へ番号を貼るだけで、伝票とのつながりがなければ仕入先をたどれません。両方を一緒に確認します。

入荷単位のまま全量を使う場合より、一部を使用し、残りを別の日に使う場合の方が記録が複雑になります。使った量だけでなく、残った原料をどの番号と場所で識別するかも決めましょう。

以下は架空の例です。原料ロットR001を100 kg入荷し、製造M101へ60 kg、M102へ30 kg投入し、10 kgを保管しているとします。M101の製造記録にR001の記載があり、原料側にもM101への投入がたどれれば、相互に確認できます。

分割・混合したときの関係を残す：確認表

投入日	原料ロット	製造番号	投入量	残量・所在	記録者
架空例：9月1日	R001	M101	60 kg	40 kg・冷蔵庫A	担当A
架空例：9月2日	R001	M102	30 kg	10 kg・冷蔵庫A	担当B
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一つの製造で複数の原料ロットを使ったら、実際に使った関係を残します。代表する一つの番号だけを書くと、別のロットから調べたときに対象製造を見落とします。再使用や戻しがある工程も、自社の手順に沿って対応関係を整理してください。

記録が終業時にまとめて作られると、現物と記憶が一致しなくなることがあります。入荷時に番号を確認し、投入時に対象の製造と使用量を残すなど、物の動きに合わせた記録方法を決めます。

入力者と確認者の役割は、同じ内容を二重入力することとは違います。確認者は番号のつながり、数量の単位、未記入の関係を見ます。訂正が必要なら、変更理由と訂正前後を確認できる方法を採用しましょう。

保存場所、閲覧できる人、担当不在時の探し方も必要です。保存期間はこの記事の例で決めず、品目ごとの制度、取引条件、商品の流通や自社の管理方針を確認して定めます。

表が完成したら、実際の一製造を選び、使った原料ロットと入荷資料へ遡ってみます。次にその原料ロットから、他に使った製造がないかを確認します。番号があるだけでなく、記録を使ってたどれるかを見るためです。

見つからない関係があれば、必要な箇所だけ補います。新しい帳票を増やす前に、既存の製造日報へ原料ロット欄を追加するなど、現場で続けられる方法を選びましょう。使用するシステムについても、対応できる記録範囲と現場で残す情報を分けて確認します。

数量が合わないときは棚卸し差異の確認、単位の混在は在庫の単位と換算をご覧ください。