食品工場の棚卸しで在庫差異が出たら、最初に確認すること

この記事では、もう一度現物を数え、入出庫記録をたどって差の理由を調べます。場所・品目・時刻・単位を決めておくと、調べる途中で違う在庫を比べずに済みます。

対象範囲と基準時刻を固定する

どの倉庫の、どの品目を数えるかを棚卸し前に決めます。原料、仕掛品、完成品は別に集計してください。保留品や返却予定品も区別します。倉庫にある品でも、製造に使えるとは限りません。

作業を止められる場合は、定めた時刻で動きを区切ります。止められない場合は、その時刻以降に動いた品目と数量を別に記録し、後で基準時刻へ戻して比較できるようにします。

差異が大きい品目から、現物を再確認する

同じ商品名の箱でも、規格や入数が違うことがあります。未開封の箱と開封後の端数を分けて数え、個数や重量へ換算した場合は式も残します。原料の一箱あたり重量が一定でなければ、箱数だけから重量を求められません。

数え直す際は、できれば別の人に頼み、最初の結果を見せずに数えてもらいます。帳簿の数へ無意識に寄せないためです。はかりの状態、容器の重さを引いたか、小数点の記入も確認してください。複数の置場を調べる場合は、どこまで数えたかを表示しておきます。

基準時刻の前後で、入出庫をたどる

次に、帳簿の期首数量へ入荷を足し、投入や出荷などを差し引き、移動を整理します。食品の移動をたどる記録の考え方は、農林水産省の食品トレーサビリティ資料も確認できます。調査するのは伝票の日付だけではなく、実際に物が動いた時刻と入力時刻の関係です。

架空の例として、9時の帳簿在庫が100 kg、9時15分に20 kgを投入し、9時30分に現物を80 kgと数えたとします。9時時点の帳簿と9時30分の現物を直接比べれば20 kgの差になりますが、投入を反映した同時点の帳簿とは一致します。この場合、原因は紛失ではなく比較時刻のずれです。

移動元から引いた数と、移動先へ足した数が一致するかも見ます。途中で箱からkgへ単位を変えた記録があれば、換算を確認してください。工場の総量は合うのに置場別で合わない場合は、まず移動記録を探します。

差異の確定と、原因の確定を分ける

数え直しても、差の理由が分からないことはあります。その場合は「現物80 kgは確認済み。帳簿との差20 kgは調査中」と残します。現物の数が分かったことと、原因が分かったことは別です。

帳簿を直す際には、修正前後の数量、理由、根拠資料、実施者、確認者を記録します。「棚卸し調整」だけでは、次の人が経緯を追えません。入力間違いを直したのか、原因は分からないが現物数へ合わせたのかまで書いてください。

在庫の状態が分からない品や表示に疑問がある品は、数量が合うことだけで使用可とせず、社内の確認手順へ回します。ここで示す数量照合は、品質判断の代わりにはなりません。

次回は、差異が起きた動作を一つ直す

原因が分かったら、次回どの作業を変えるかを決めます。換算ミスなら換算表を直し、入力遅れなら登録する時刻を決めます。移動先への記録漏れなら、移動時の書き方を見直します。「気を付ける」で終わらせず、担当者の作業まで具体化しましょう。

開封後の残量で差が出るなら、開封済み品の置場を分け、残量を表示する方法を試せます。最初は差が多い一品目で十分です。次回の棚卸しでは、差が減ったかに加えて、調べるための記録をすぐに見つけられたかも確かめます。

原料と完成品の区別は在庫が合わない原因の整理、入荷から投入までのつながりは原料ロットの記録で確認できます。

HAIFFでは、ケース別の原料と在庫変動を確認する

HAIFFの原料在庫画面には、ケース別の原料リストと、そのケースに入っている複数の原料が表示されます。倉庫にあるケースを一つ選び、画面の中身と現物を照らし合わせて確認できます。

在庫変動メニューでは日々の入荷・出荷の情報を閲覧できます。原料在庫の確認では、ケース別残量と現地数量の一致を確認するチェック項目も設けられています。「数が合ったつもり」で次へ進まず、現物との照合を日次の流れに入れる仕組みです。

差があれば、ケースと中の原料を特定し、**棚卸し時刻の前後に何が動いたか**を調べます。数え直し方や訂正理由の残し方は、以下のチェックリストを使って社内で決めてください。

棚卸しで生じた在庫差異の原因を調べる際のチェックリスト

• 対象場所・品目・状態・基準日時と、入出庫の区切り方を決めた。
• ケースの入数、端数、風袋、単位を確認して現物を再計数した。
• 基準時刻の前後の入荷・投入・移動を、入力時刻と照合した。
• 確認済みの現物数量と、原因が未確定の差異を分けて記録した。
• 修正前後・理由・資料・実施者・確認者と、次回直す動作を決めた。