kg・個・ケースが混在する原料在庫を、どう整理するか

水産原料のように一箱の重量がばらつく品を、いつも同じ重さとして扱うと現物と差が出ます。決まった入数で換算できる品と、実際に量る必要がある品を分けて管理しましょう。この記事では、その分け方と検算の手順を説明します。

品目・規格ごとに、基準単位を決める

製造計画や残量確認で何を数えるかを決めます。重さで投入する原料ならkg、同じ規格の包材なら枚が候補です。発注時のケース数や、倉庫で数えた箱数も残しておけば、納品書や現物を確かめる際に役立ちます。

同じ「A原料」でも、一ケース10袋入りと12袋入りがあるなら規格を分けます。名前だけでは、どちらの入数で計算すべきか分からないためです。

基準単位を決めた後も、元の数量と単位は記録へ残します。後で納品書や現物へ戻って確かめるためです。

固定換算と実測換算を分ける

固定換算が使えるのは、対象の規格について換算関係が確認できる場合です。架空の例として、同じ規格の原料が一袋2 kg、一ケース6袋なら、一ケースは12 kgです。5ケースを受け入れれば60 kgとなります。

一方、重量が異なる3ケースを実測し、9.8 kg、10.4 kg、10.1 kgだった場合、合計は30.3 kgです。「一ケース10 kg」の仮定では30 kgとなり、0.3 kgの差が残ります。仮定が必要な計画と、現物に基づく在庫を混ぜないようにします。

重量を量るときは、容器・包材込みの総重量と中身の重量を区別します。風袋をどう引くか、いつ量るか、端数を何桁で丸めるかを決めておきます。担当者が変わっても同じ数え方にするためです。

開封後の端数を、元のケース数へ無理に戻さない

未開封品はケース、開封済み品はkgや個数で記録すると、現物を探しやすい場合があります。合計するときだけ、あらかじめ決めた基準単位に直します。

架空の例で、一ケース12 kgの未開封品が4ケース、開封品が3.5 kgなら、在庫は48＋3.5＝51.5 kgです。「約4.3ケース」とだけ書くと、開封品がどこにあるか分かりません。数量計算と現物の置き方を両方記録します。

別の容器へ移した原料は、ロット表示も引き継ぐ必要があるか確認します。重さが正しくても、どの原料か分からなくなっては記録を追えません。

換算率を変えたら、過去の記録へ影響させない

仕入先が一箱の入数を変えたときは、過去の記録にも注意してください。換算表を上書きした結果、以前の入荷まで新しい入数で計算し直される仕組みなら、過去の在庫や使用量も変わってしまいます。

適用開始日、対象規格、変更理由を残し、取引時に使った換算関係を確認できるようにします。既存在庫に新旧規格が混在する間は、それぞれの数量を分けましょう。システムを使う場合は、換算情報の変更が過去データへどう作用するかを確認します。

端数を一行ごとに丸めるか、合計後に丸めるかでも結果は変わります。小さな差を数え間違いと決める前に、計算の順序を確認しましょう。

一件の入荷から投入まで、同じ単位で検算する

換算方法を決めたら、一件の納品書と、その原料を使った投入記録で試します。入荷量を基準単位へ直し、使用量を引いてください。残量が現物と合わなければ、規格、風袋、開封品、丸め方、入力時点を順に調べます。

生産計画では原料の必要量と在庫の単位が一致している必要があります。HAIFFの公式案内でも、原料在庫や歩留まりを計画条件として扱っています。登録前に各原料の基準単位と換算方法を揃え、対応する入力形式を確認すると、計画数量の意味を読み取りやすくなります。

まずは差異が出やすい一品目だけでも、元の単位、基準単位、固定か実測かの三点を記入してください。

関連する確認は原料と商品在庫の整理、原料ロットの記録へ進めます。

HAIFFでは、原料の投入単位を計画の基礎情報にする

HAIFFの原料マスターでは、在庫と重量ごとの単価に加え、一回に投入する単位や一日に投入できる上限を登録します。原料名と残量だけでなく、工場で実際に投入する量を計画に使います。

原料在庫画面ではケースごとのリストと、その中に含まれる原料を確認できます。箱数だけで一律に計算する前に、何が入っているケースなのかを確認できる構成です。

換算表を作ったら、納品書の数量・単位から計算をたどり、登録する在庫量と投入量を確認してください。ケース数、重量、一回の投入量のどれを入力しているか、担当者同士で説明できるようにしておきます。

原料在庫のkg・個・ケースを換算する際のチェックリスト

• 対象の品目・規格と、在庫判断に使う基準単位を決めた。
• 元の数量・単位を残し、固定換算か実測換算かを区別した。
• 風袋、開封品、丸め方の扱いを担当者とそろえた。
• 換算率の適用日を残し、旧規格の記録を上書きしない方法を確認した。
• 一件の受入・使用・残量を、納品書と現物で検算できた。

チェックが残ったら： 単位や規格がそろわない行は換算を確定せず、原料と商品在庫の整理から対象を分け直します。そろった一品目で検算し、差の理由を残してから対象を増やしましょう。