入荷表の日付を直しただけでは、製造担当が古い計画で待っているかもしれません。ここでは、今使える在庫を調べ、製造・出荷を組み直し、関係者へ変更を伝えるまでを説明します。
到着と使用可能を分けて確認する
仕入先や運送会社には、どの原料が何kg遅れるのか、元の予定と新しい予定を確認します。「明日には届きそう」なら、まだ製造開始を約束できません。次に何時に連絡をもらえるかまで決めておきましょう。
入荷後に受入確認、解凍、前処理などがある場合は、その作業を終えて使用できる時点を確認します。必要な所要時間や条件は、商品・原料ごとの自社手順に従います。
| 確認項目 | 記入欄 |
|---|---|
| 原料・規格・対象数量 | ＿＿ |
| 元の入荷日時 | ＿＿ |
| 新しい入荷日時 | ＿＿／確定・見込み |
| 製造に使える見込み日時 | ＿＿ |
| 次の情報更新時刻 | ＿＿ |
| 仕入先確認担当 | ＿＿ |
入荷時刻が決まるまでは、間に合った場合と間に合わなかった場合を考えます。早く着く方だけを見込んで、後工程まで確定しないようにします。
現在使える原料と、既存の割当を確認する
倉庫に同じ原料があれば、今回使える量を調べます。帳簿に載っている全量を使えるとは限りません。他の商品に確保した分や確認待ちの分を除き、規格の違いも見てください。
架空の例として、在庫80 kgのうち、別注文へ50 kgを確保し、10 kgが確認待ちなら、追加検討に使える数量は20 kgです。80 kg全てを今回へ充てると、別の出荷が不足します。割当変更を行う場合は、影響する注文も一緒に確認しましょう。
完成品の在庫で注文を満たせるなら、追加製造が要らない場合もあります。商品規格と数量、出荷できる状態かを確かめましょう。同じ不足分に、完成品の確保と追加製造を重ねないようにします。
原料から製造、出荷へ影響をつなぐ
遅れた原料を使う製造と、その商品の出荷予定を並べます。一日遅れても出荷へ影響しない注文もあれば、当日出せなくなる注文もあります。製造にかかる時間、待ち時間、配送の締切まで追ってください。
| 対象製造 | 必要原料 | 元の製造日 | 変更候補日 | 出荷予定 | 間に合う条件 |
|---|---|---|---|---|---|
| ＿＿ | ＿＿kg | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
| ＿＿ | ＿＿kg | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ |
製造順を入れ替えるときは、同じ設備を使う他の商品も確認します。空いた時間へ別の商品を入れたために、遅れた原料が届いても加工できなくなることがあるからです。変更先の日に、設備と担当者を確保できるかを見てから決めます。
代替案は、できる理由とできない条件を並べる
在庫を別の注文から回す、製造順を変える、完成品在庫で補う、納品を分ける、といった対応を検討します。別の原料を調達する案もありますが、名称や見た目だけで代用を決めないでください。製品仕様、品質、表示、取引条件への影響は担当部署へ確認します。
| 案 | 成立に必要な確認 | 影響を受ける業務 | 決定者 |
|---|---|---|---|
| 在庫の割当を変える | 他の注文に間に合うか | 別製品の製造・出荷 | ＿＿ |
| 製造順を変える | 設備、人員、切替作業 | 当日・翌日の能力 | ＿＿ |
| 別の原料を使う | 規格と使用の可否 | 品質・表示・原価 | ＿＿ |
| 納品を分ける | 顧客の受入と配送条件 | 営業・物流 | ＿＿ |
追加費用に加えて、後工程の仕事や他の注文への影響も比べます。実行できるか確認が取れていない案は、候補のまま残してください。
変更を決めたら、同じ情報を一度で共有する
変更後の日時・数量、対象の製造と出荷、変更理由を一緒に伝えます。未確定の点と次に確認する時刻も添えてください。原料担当の表だけが新しく、製造担当は古い予定を見ている、といった食い違いを防ぎます。
顧客への回答は、営業と製造で出せる日時・数量を確認してから行います。到着が未確定なのに予定どおり出せると約束したり、まだ影響を調べていない注文まで遅延扱いにしたりしないよう、分かっている事実と決定事項を分けて共有します。
HAIFFで計画案を作る場合も、変更した原料条件だけでなく、出荷予定や当日の能力が最新か確認します。計画の計算結果は実行するための案として読み、今回の例外を反映できているか担当者が確認します。
対応が終わったら、実際の到着・使用開始・出荷の時刻を残します。次回はいつ連絡を取り、どれくらい余裕を見ればよいかを振り返るためです。まず遅れた原料一件について、使える在庫と影響する注文を一枚に書き出してみましょう。
注文側の変更は出荷予定が変わったときの見直し順序、原料の識別はロット記録の整理で確認できます。
HAIFFでは、ケース別の現物確認を計画の前に置く
HAIFFの原料在庫画面は、ケースごとに入っている原料を確認する構成です。一つのケースに複数の原料がある場合も内訳を確認でき、在庫変動の画面では入出庫の動きを振り返れます。
HAIFFの日々の作業では、原料在庫を確認し、入荷分を追加してから出荷予定と生産計画へ進みます。遅延時もこの順で、届いた原料の状態と登録内容を確かめてから計画を作り直します。到着予定の連絡だけで現物確認を済ませないようにしてください。
原料の入荷遅延に合わせて製造・出荷を調整する際のチェックリスト
チェックが残ったら： 使用可能時点が未確認なら計画の採用を保留し、仕入先確認担当と製造担当に確認時刻を付けます。出荷への影響が残る場合は、出荷変更の見直し順序で営業と約束できる範囲を整理しましょう。
