以下の表は、Excelを改善して続ける案と、システムへ移す案を比べるためのものです。特定ソフトの性能比較ではありません。どちらなら現場の負担を減らして運用を続けられるかを見てください。
図は、実績の編集と登録前の照合を分ける運用例です。HAIFFのExcel取り込み仕様ではありません。移行を試すときも、入力が速くなったかだけでなく、正しいか確認する時間まで測ります。
まず、困っている作業を一つ選ぶ
「Excelが限界」という言葉の中には、違う問題が混ざっています。最新版が分からない、原料と商品在庫を転記している、社長しか数式を直せない、出荷変更の影響が見えない、といった問題です。
最近の出荷変更か計画作成を一件選び、見た資料と作業が止まった箇所を書き出します。自分で操作した時間、返答を待った時間、やり直した回数を分けると、何を変えればよいかが見えてきます。
| 起きていること | 最初に確かめる原因 | 改善の候補 |
|---|---|---|
| 古い表で作業する | 正本と配布先が不明 | 採用版・更新時刻・連絡方法を決める |
| 転記のたびに差が出る | 同じ情報を複数箇所へ入力 | 入力元の一本化、連携の検討 |
| 担当が休むと止まる | 判断理由や例外が未共有 | 判断表と引継ぎの練習 |
| 変更の影響を追えない | 出荷・在庫・原料が別々 | データと計画をつなぐ仕組みの検討 |
更新担当が不明なままでは、システムを入れても情報は古くなります。転記先や数式が増えて追い切れない場合は、一つずつ直す前に、どこへ入力し、どこが参照するかを調べましょう。
今の運用を続ける条件を言葉にする
Excelを続ける場合は、更新者と確認者を決め、正式に使う表を明示します。原料・商品・出荷の単位と基準時刻も確認し、計算結果の点検方法を決めておきましょう。
作成者と確認者が決まった小さな業務なら、表を整理するだけでも改善できる場合があります。ただ、担当者が休日も対応しているから回っているのではないかは確かめてください。普段だけでなく、繁忙期や担当者の不在時も比べます。
Excelを継続する案にも作業負荷があります。修正、説明、照合、バックアップなど、実際に続ける仕事を書き出し、担当の空き時間に暗黙で任せないようにします。
システム化で変えたい仕事を先に決める
機能一覧を集める前に、「現状では何を何回していて、それをどう変えたいか」を一文にします。例えば「出荷予定を二つの表へ転記しているので、一度の更新から計画担当が同じ情報を確認できるようにしたい」という形です。
候補のシステム会社には、その仕事を例に質問できます。連携の可否だけを聞くより、使う表と入力項目、更新頻度、修正方法を伝え、エラー時に誰が対応するかまで確認しましょう。
| 比較すること | 現行の改善案 | システムを使う案 |
|---|---|---|
| 最初に変える業務 | ||
| 残る入力と照合 | ||
| 移行時に整えるデータ | ||
| 日々の更新担当 | ||
| 例外時に判断する人 | ||
| 使えない場合の戻し方 |
HAIFFは、今使っているExcelやGoogleスプレッドシートを見ながら、対象業務と必要項目を整理して導入する考え方です。既存の表がすべてそのまま自動同期されるわけではありません。対応形式と連携範囲を確認し、今ある表をどこまで残すか決めます。
費用は、導入前後の作業を含めて比べる
月額料金だけで比較すると、データ整理、設定、説明、並行運用、日々の確認などが抜けやすくなります。現行案も新しい案も、同じ期間と対象業務で比較します。
たとえば、今の作業が毎日60分、新しい操作が20分でも、照合に30分加われば合計50分。減るのは10分です。これは説明用の数値です。移行中だけ必要な作業も別に測り、通常運用の時間と混ぜずに比較します。
作業時間が減る見込みだけでなく、別の人が担当できるか、変更理由を説明できるかなど、数値にしにくい改善も具体的な場面で確認します。
一つの業務で、継続・変更の条件を試す
導入の可否を一度のデモだけで決めず、日常の一例と変更を伴う一例を使って確認します。例えば通常の出荷計画と、出荷日を前倒しするケースです。説明用データを使う場合は架空と明示し、実データを扱う場合は提供範囲を決めます。
試す前に、必要な情報を取り込めるか、担当者が計画を説明できるか、更新停止から復帰できるかを確認項目にします。満たせない項目があれば、準備を追加するか試す範囲を縮めます。Excelを改善して使い続ける選択も残しておきましょう。
まずこの表を埋めて、最も負担の大きい仕事を一つ選んでください。1商品群でHAIFFを試す方法では、対象範囲と試行の判断を具体化しています。
HAIFFでは、分かれていた確認作業を日次の流れにする
HAIFFでは、一日に行う操作が実行する順序に沿って一覧表示されます。原料在庫を確認し、入荷があれば追加し、出荷予定を登録して生産計画を作成します。その後に製造・出荷の実績を登録し、製品在庫を確認する流れです。
業務日報には、日々の記録から原料使用量・商品製造量・出荷量をまとめます。実績数量が未入力の場合に計画数量を使う処理もあるため、元の記録を照合してください。採算は製造実績や計画の画面で別に確認するもので、日報だけで確定利益が出るわけではありません。
Excelと比べるときは、**朝の在庫確認から実績・日報の照合まで**を測ります。計画の作成時間に加え、データを用意する時間と点検する時間も記録すると、導入後の仕事量を具体的に比べられます。
