出荷予定を渡すなら、商品のコード・数量・日付を元の注文と照合します。商品開発に使う原料情報なら、原料コード・単位・単価を確かめます。両者は用途も登録先も違うため、今回どちらを連携するかを先に決めてください。
導入相談には、今使っている表の見本を用意しましょう。初回から作り直すより、どの欄を連携し、どの作業を手動で残すかを話し合う方が、準備する内容を決めやすくなります。
使っている表を、役割ごとに棚卸しする
ファイル名、管理者、更新頻度、入力元、利用先を一覧にします。同じ在庫を複数の表で管理しているなら、数字が違うときにどちらを確認するかも決めます。手元の表と共有表で数が違ったまま接続しないようにしてください。
| 現在の表 | 確認したい内容 | 担当者に聞くこと |
|---|---|---|
| 原料一覧・在庫表 | 原料コード、単位、数量、基準日時 | 予約済みの量を含むか |
| 製品一覧・在庫表 | 製品コード、単位、在庫の扱い | 出荷できない在庫をどう分けるか |
| 出荷予定表 | 製品、数量、予定日、変更の識別 | 変更を誰が確定するか |
| 稼働・生産ルール表 | 休日、能力、歩留まり、工程条件 | 例外をどこに記録しているか |
この表は、現在の仕事を整理するためのものです。HAIFFの標準連携項目の一覧ではありません。実際に渡す列と方法は、対象の業務ごとに確認してください。
最初にそろえたいのはコード・単位・日時
架空の例として、同じ原料を三つの表で「さば切身」「サバ切り身」「原料A」と呼んでいるとします。名称で照合すると別物になったり、逆に別規格をまとめたりするおそれがあります。共通の原料コードと名称の対応表を作り、規格違いも見分けられるようにします。
kg、袋、ケースが混在していたら、一袋の重量と一ケースの入数、いつからその換算を使うかを確認します。空欄をゼロと扱わず、数式で出した数量と、現物を量った数量も区別してください。
在庫には基準日時が必要です。昨日の終業時在庫に今日の入荷が反映されているかどうかで、使える原料量が変わります。最初の試用は、同じ日時のデータをそろえた小さな範囲から始めると差異を追いやすくなります。
「連携できる」を五つの質問に分解する
つながるかどうかに加え、毎日更新できるかを確かめます。次の質問について、実際の操作を説明してもらいましょう。
- どのファイル・シート・列を取り扱い、どの形式で受け渡すか。
- 読み取りだけか、元の表への書き戻しも対象か。
- 更新はいつ行い、手動操作が必要か。
- 行の重複、削除、予定変更をどう識別するか。
- 失敗や古いデータを誰が見つけ、どのように再実行するか。
回答は利用担当と導入担当で共有します。列名の変更、シートの複製、接続アカウントの権限削除でも動作が変わる場合があるため、普段の変更で影響する操作も聞いておきます。
連携対象と、社内の管理担当を決める
質問への回答をもとに、今回渡す表と、当面は手動で更新する表を決めます。両方に同じ数量が載る場合は、訂正がどちらへ反映されるかも書き残してください。担当者が互いの表を直し合う運用は避けたいところです。
連携対象に個人名や取引上の秘密が含まれる場合は、その情報が今回の業務に必要かを確認します。不要な列は渡す対象から外し、必要な列については社内の管理担当へ取扱条件を確かめます。
Google DriveやSheetsへのアクセスは接続アカウントの権限にも依存します。個人の退職・異動で接続が止まらないよう、アカウントの管理者と権限変更の連絡先を決めておきましょう。
接続テストは正常・変更・失敗の三種類で行う
最初は十数行ほどの、目で照合できるデータで試します。元の表と件数・合計数量・日付・代表商品の値を比べ、違えば理由を調べます。次に、数量を一件変える、行を削除する、未登録コードを入れる、といった操作を試してください。
本運用を始める前に、担当者自身で更新と確認を行い、失敗時の直し方まで説明できるかを確かめます。初回相談には大量の実データより、列名、単位、匿名化した数行、更新手順を用意すると、必要な連携を話し合いやすくなります。
HAIFFでは、出荷予定をGoogleスプレッドシートから登録できる
HAIFFの出荷予定には、Googleスプレッドシート経由で登録する方法と、画面から手入力する方法があります。FAXやメールで注文が入ったら出荷予定へ登録し、チェック項目を確認して次の段階へ進む流れです。
まず出荷予定に使う表を特定し、登録後の内容を元の注文と比べます。接続できたかだけでなく、注文の商品・数量・日付が正しく計画に使われるかを確かめてください。
商品開発に使う原料・商品マスターは、出荷予定とは別に確認します。出荷予定をシートから登録できることは、任意のExcel表や全マスターの自動同期を意味しません。データごとに渡し方を確認してください。
ExcelやGoogleスプレッドシートをHAIFFへ連携する際のチェックリスト
チェックが残ったら： 接続できても値が一致しなければ、本運用へ進めず取り込み箇所とマスターの対応を確認します。単位が原因なら在庫の単位換算から整理し、復旧手順を担当者が説明できる状態にしましょう。
